Vrijwel iedereen heeft wel eens last van stress op het werk. Taken die zich alsmaar blijven opstapelen, moeite hebben om overzicht te bewaren, werkzaamheden voor je uit schuiven; voordat je het weet kom je terecht in een vicieuze cirkel. In dit artikel wordt gedeeld hoe je zo’n vicieuze cirkel kunt doorbreken en leert om je werkzaamheden voortaan efficiënt, effectief en stressvrij in te delen.
Kennis van Limburgse bodem
Deze handvatten om werkstress mee te kunnen tackelen, zijn te vinden op Limburgse bodem. Ze zijn namelijk afkomstig van timemanagementcoach Björn Deusings, directeur van Tijdwinst.com. Het bedrijf uit Echt mag zich inmiddels de grootste aanbieder noemen van trainingen op het gebied van timemanagement.
De Limburger en zijn kompanen zien dat een groot gedeelte van de werkstress die dagelijks ervaren wordt, eenvoudig aan te pakken is. Door taken realistisch in te plannen, kun je rust en ruimte in je werkschema creëren.
Eenvoudige planningstips
1. Ga uit van een basisopstelling
Bepaalde werkzaamheden komen dagelijks, wekelijks of maandelijks terug. Deze taken kun je ook wel je ‘basisopstelling’ noemen. Inventariseer hoeveel tijd deze basisopstelling in beslag neemt. Enkel de tijd die je over houdt, kun je besteden aan andere taken.
2. Organiseer je werk in één systeem
Om effectief te werk te kunnen gaan is het van belang om je werkzaamheden te bundelen in één agenda en één takenlijst. Dit geldt voor al je taken, afspraken en verantwoordelijkheden. Op die manier behoud je overzicht. Houd dit systeem vervolgens bij via de OHIO-methode: Only Handle It Once.
– Gooi je het weg?
– Archiveer je het?
– Kun je het binnen 5 minuten uitvoeren?
– Moet je het inplannen?
3. Kader taken af
Een onduidelijke taak vergt onnodig veel tijd. Kader iedere taak daarom zo concreet mogelijk af. Zorg ervoor dat je op iedere vraag een eenduidig antwoord kunt geven, voordat je aan de taak begint.
– Wat is het doel van de taak?
– Welke rol heb ik in het volbrengen van de taak?
– Welke stappen moet ik uitvoeren om het doel te bereiken?
– Hoeveel tijd kost het mij om de taak te volbrengen?
