Altijd up-to-date met uw boekhouding
SmitsVandenBroek uit Weert, hét fullservice accountants- en adviesbureau voor het mkb, biedt een nieuwe maatwerkoplossing waarmee zij uw volledige administratie digitaal beschikbaar stelt. Dankzij dit ingenieuze systeem zijn uw cijfers en informatie met één druk op de knop inzichtelijk, altijd actueel, 100 procent nauwkeurig en uiterst betrouwbaar. En: uw accountant van SmitsVandenBroek kijkt altijd met u mee.
“Maanden later schoenendozen gevuld met bonnetjes naar de accountant brengen, leidt tot verouderde informatie en is niet meer van deze tijd”, start registeraccountant en vennoot Jeroen Roumen het gesprek in de spreekkamer van SmitsVandenBroek. Samen met Erwin Simons, belastingadviseur en eveneens vennoot, introduceert hij het alternatief: een uitgebreide versie van de scan- en herkenmodule Exact Online, die SmitsVandenBroek samen met een ontwikkelaar in de regio heeft ontwikkeld. Met dit nieuwe systeem kunnen zij uw boekhouding volledig digitaliseren en uw bedrijfsvoering optimaliseren. U kunt geruisloos overschakelen naar digitaal boekhouden binnen uw vertrouwde boekhoudomgeving.
Eenvoudig, snel en efficiënt
SmitsVandenBroek richt deze module samen met u volledig op maat in aan de hand van een persoonlijk rekeningschema. Als dit is gebeurd, hoeft u enkel uw facturen te scannen en te mailen, en worden ze met 100% nauwkeurigheid automatisch verwerkt tot voorgestelde boekingen. De volgende werkdag zijn ze al verwerkt in uw digitale administratie en ook direct zichtbaar voor u in de boekhouding. Zo bouwt u efficiënt en betrouwbaar aan een digitaal dossier, waarbij u uw eigen dashboard kiest en instellingen maakt voor de informatie die u belangrijk vindt. U kunt inloggen in uw eigen boekhouding en de resultaten van bijvoorbeeld uw omzetcijfers of debiteuren actueel volgen. Vanuit uw digitale administratie is het opstellen van de jaarrekening sterk vereenvoudigd. Eenvoudig, snel en efficiënt, maar ook tijds- en plaatsonafhankelijk en dus kostenbesparend.
Continuous monitoring
Digitale maatwerkoplossingen maken deel uit van de overtuiging van SmitsVandenBroek dat de accountant van nu proactief is, meedenkt en vooruitkijkt. Zo kan ook uw adviseur van SmitsVandenBroek uw boekhouding via het nieuwe systeem continu monitoren. De accountant voert risicoanalyses uit en adviseert u proactief. Erwin Simons: “We kunnen een klant bijsturen als we een fout, bijzonderheid, trend of ontwikkeling zien die van invloed is op zijn bedrijf. Door hun administratie klantspecifiek in te richten, kunnen we onze klanten een extra meerwaarde bieden en actueel met hen sparren.” Ook kan het systeem zelf de klant een automatisch signaal geven als de klant is afgeweken van kengetallen die hij vooraf heeft ingegeven. “Neem de transporteur die goed op zijn brandstofkosten wil letten. Hij stelt in het systeem in dat deze kosten per maand maximaal duizend euro mogen zijn. Als de gemaakte kosten in maand X boven dat ingestelde bedrag schieten, krijgt de klant een signaal van het systeem. De klant kijkt op zijn telefoon, klikt op de factuur en ziet wat er is gebeurd.”
Goede beslissingen nemen
Ook is het mogelijk om binnen de digitalisering van de administratie met de meeste grote banken een koppeling te maken. Het systeem leest dan de mutaties digitaal in één keer in het boekhoudpakket in. “Dat maakt dat je op elk moment ‘bij’ bent met je boekingen. Voordat je naar je afspraak gaat, kun je in je telefoon zien of die klant een bepaalde factuur al betaald heeft”, licht Jeroen Roumen toe. “Een goede ondernemer heeft actuele en betrouwbare bedrijfsinformatie nodig om te kunnen sturen en goede beslissingen naar de toekomst toe te nemen.” Erwin Simons vult aan: “Banken vinden het bovendien belangrijk als een klant helemaal up-to-date is met zijn administratie. Als wij daar een rol in kunnen spelen, dan schept dat een goede band met onze klant en vertrouwen richting zijn bankier.”
Proces
Overgaan op deze nieuwe werkwijze gaat niet van vandaag op morgen, weten beide heren. “Het is een proces. Bestaande klanten moeten we omzetten naar Het Nieuwe Werken, met nieuwe klanten gaan we direct de cloud in. In plaats van alle documenten te verzamelen en te bewaren, moeten bestaande klanten nu met regelmaat gaan scannen.” SmitsVandenBroek kan klanten volledig ontzorgen in dat proces. Daarnaast nodigen zij bedrijven regelmatig uit voor demosessies op kantoor. “Ook bieden we de mogelijkheid om een proefperiode mee te lopen. Daarbij creëren we een soort schaduwboekhouding en kunnen bedrijven zelf ervaren hoe het werkt. Wij zorgen daarbij voor een follow-up en finetunen waar dat nodig is.”
Hoogste kwaliteit en kwantiteit
En die inzet werpt zijn vruchten af, getuige de diverse enthousiaste reacties van hun klanten. “Zij kunnen zich nu richten op datgene waar zij goed in zijn.” De foutengevoeligheid van het handmatig invoeren van facturen behoort bovendien tot het verleden met deze 100 procent nauwkeurige techniek, die naast kwaliteit óók de hoogste kwantiteit levert. “In feite moet je 14 punten op een factuur handmatig inboeken. Een traditionele boekhouder zal op deze werkwijze maximaal 30 à 40 facturen per uur boeken. Als je de facturen scant en digitaliseert en de instellingen in Exact zijn goed, dan kun je er 200 à 250 per uur verwerken.” Het zijn indrukwekkende cijfers, die de slotconclusie en het enthousiasme van Erwin Simons en Jeroen Roumen zonder meer rechtvaardigen: “SmitsVandenBroek ontzorgt u volledig. Efficiënt en voordelig, zonder verrassingen achteraf. We willen het graag met u over uw digitale boekhouding hebben.”
“We kunnen een klant bijsturen als we een fout, bijzonderheid, trend of ontwikkeling zien die van invloed is op zijn bedrijf”
