Roosters maken in Excel kost je uren werk en levert vaak fouten op door handmatige invoer. Gelukkig bestaan er vele alternatieven die werkplanning automatiseren en tijd besparen.
Excel werkt prima voor eenvoudige taken, maar bij complexe dienstroosters stoot je snel tegen beperkingen aan. Werknemers kunnen niet zelf wensen doorgeven. Wijzigingen kosten veel tijd. Vakantieaanvragen verdwijnen in je mailbox. En voor je het weet zit je hele weekend aan het rooster te sleutelen.
Waarom Excel niet meer voldoet voor moderne roosters
Sarah, teamleider bij een zorginstelling, merkte het probleem vorige maand. Haar Excel-rooster crashte net vóór het weekend. Alle diensten van 30 medewerkers waren weg. Ze moest alles opnieuw opbouwen terwijl collega’s wachtten op hun werkschema.
Excel mist belangrijke functies voor roostering. Je kunt geen automatische berekeningen maken voor overuren. Vakantiesaldi bijhouden wordt een nachtmerrie. Communicatie met je team verloopt stroef. En wat gebeurt er als twee mensen tegelijk het bestand bewerken?
Moderne alternatieven lossen deze problemen op. Ze berekenen automatisch arbeidskosten. Medewerkers zien hun rooster direct op hun telefoon. Wensen en ruiltjes verlopen digitaal. En het belangrijkste: je bespaart uren planwerk per week.
Belangrijkste voordelen van roosteralternatieven
Deze voordelen krijg je wanneer je overzetten naar een dedicated roosteroplossing:
Tijdsbesparing
Automatische berekeningen vervangen handmatig rekenwerk. Templates zorgen voor snellere planning. Herhaalroosters kopieer je met één klik.
Betere communicatie
Medewerkers ontvangen wijzigingen direct via app-notificaties. Wensen komen automatisch binnen. Ruilen van diensten verloopt digitaal.
Minder fouten
Dubbele bezetting wordt automatisch gedetecteerd. Arbeidsregels controleren zich vanzelf. Overuren berekenen zich correct.
Mobiele toegang
Teamleden bekijken hun rooster onderweg. Wijzigingen zijn overal zichtbaar. Planning lukt vanaf elke locatie.
De 7 beste alternatieven voor Excel-roosters
Hierbij de beste opties op een rij, met Werktijden als beste uit de test:
1. Werktijden.nl – Voor Nederlandse bedrijven
Lisa ontdekte Werktijden.nl toen haar restaurant-rooster voor de derde keer die maand fout ging. De Nederlandse software voor rooster maken past perfect bij onze arbeidsregels en cao-afspraken.
Werktijden.nl rekent automatisch met Nederlandse feestdagen. Overuren berekenen volgens Nederlandse regels. De software spreekt Nederlands en denkt mee met jouw situatie. Support krijg je in je eigen taal.
De drag-and-drop planning werkt intuïtief. Je sleept namen naar tijdslots. Conflicten zie je direct in rood. Kosten verschijnen automatisch rechtsonder. En als iemand ziek wordt, vind je snel vervangers via de app.
Medewerkers downloaden de gratis app. Ze zien hun rooster, geven wensen door en ruilen onderling diensten. Alles volgens de regels die jij instelt.
Klik hier voor hun website.
| Functie | Werktijden.nl | Excel |
|---|---|---|
| Automatische berekeningen | ✓ | ✗ |
| Mobiele app | ✓ | ✗ |
| Nederlandse arbeidsregels | ✓ | ✗ |
| Communicatie medewerkers | ✓ | ✗ |
| Cloud opslag | ✓ | Beperkt |
2. Shiftbase – Uitgebreide HR-integratie
Shiftbase combineert roostering met HR-functies. Verlofaanvragen verwerken automatisch in het rooster. Ziektemeldingen komen direct binnen. En je kunt declaraties en salarissen koppelen.
Het systeem importeert bestaande medewerkersgegevens. Contracturen koppel je aan roosters. Overwerk berekent zich volgens jouw cao. En rapportages tonen arbeidskosten per periode.
Voor grotere bedrijven biedt Shiftbase geavanceerde analytics. Je ziet welke afdelingen te duur zijn. Pieken en dalen in personeelsbehoefte worden zichtbaar. En budgettering wordt nauwkeuriger. Wel is het iets ingewikkelder.
3. Planday – Internationale standaarden
Mark’s internationale keten gebruikte Planday voor consistente roosters over alle vestigingen. De software werkt in meerdere landen en talen.
Planday synchroniseert met kassasystemen. Verwachte drukte bepaalt automatisch bezetting. Verkoopcijfers koppel je aan personeelskosten. En forecasting helpt bij toekomstige planning.
De software leert van historische data. Drukke periodes voorspelt het systeem. Optimale bezetting berekent zich automatisch. En kosten blijven binnen budget.
4. Deputy – Focus op detailhandel
Deputy richt zich op retail en horeca. Kassaomzet bepaalt de ideale bezetting. Piekuren krijgen automatisch meer personeel. En daluren besparen op loonkosten.
Het systeem integreert met bekende kassasystemen. Realtime verkoopcijfers beïnvloeden je rooster. Breaks plannen volgens wettelijke regels. En overtime warnings voorkomen budgetoverschrijdingen.
Medewerkers checken in via hun telefoon. GPS controleert of ze op de juiste locatie zijn. Uren registreren gebeurt automatisch. En loonstrookjes genereren zich vanzelf.
5. Humanity – Voor complexe organisaties
Humanity hanteert geavanceerde algoritmes voor complexe roosters. Ziekenhuizen en fabrieken met 24/7 bezetting vinden hier passende oplossingen.
Het systeem balanceert eerlijke verdeling van ongewenste diensten. Weekend- en nachtdiensten rouleren automatisch. Verlofperiodes spreiden zich gelijkmatig. En ervaren krachten combineren met beginners.
Wat Humanity onderscheidt is de kunstmatige intelligentie. Het systeem leert van je keuzes. Voorkeuren van medewerkers worden onthouden. En optimalisaties verbeteren automatisch.
6. Google Sheets met templates – Gratis beginnen
Soms wil je voorzichtig beginnen met digitaliseren. Google Sheets biedt meer dan Excel maar kost niets extra.
Online samenwerken voorkomt conflicterende versies. Meerdere mensen bewerken tegelijk het rooster. Wijzigingen zijn direct zichtbaar voor iedereen. En automatische opslag voorkomt dataverlies.
Ready-made templates versnellen het opstarten. Formules berekenen overuren automatisch. Voorwaardelijke opmaak toont conflicten in kleur. En delen met je team gaat via een link.
Deze optie past bij kleinere teams die budget willen besparen. Wel mis je geavanceerde functies zoals mobiele apps en geavanceerde rapportages.
7. Microsoft Teams Shifts – Voor Office 365 gebruikers
Teams die al Office 365 gebruiken, vinden in Shifts een logische uitbreiding. Het integreert naadloos met bestaande Microsoft-tools.
Shifts verschijnt als tabblad in Teams. Chat over roosters gebeurt direct in hetzelfde venster. Bestanden deel je vanuit OneDrive. En videovergaderingen plan je gekoppeld aan diensten.
Aanvragen voor wijzigingen verlopen via Teams. Managers krijgen notificaties in hun gewone workflow. En goedkeuringen gaan met één klik.
Kosten vergelijken: wat betaal je echt?
Excel lijkt gratis, maar schijn bedriegt. Je betaalt met tijd, stress en fouten. Een teamleider besteedt gemiddeld 4 uur per week aan roosters in Excel. Bij een uurloon van €25 kost dat €100 per week.
Gespecialiseerde software kost tussen €3-15 per medewerker per maand. Voor een team van 20 mensen betaal je €60-300 maandelijks. Maar je bespaart 3-4 uur planwerk per week.
De terugverdientijd ligt meestal tussen 1-3 maanden. Daarna bespaar je structureel tijd en geld. Plus je team wordt gelukkiger door betere communicatie en flexibiliteit.
Implementatie: zo maak je de overstap
Tom’s bakkerij stapte vorig jaar over van Excel naar digitale roostering. De eerste maand voelde onwennig, maar daarna wilde niemand meer terug.
Begin met één afdeling of team. Test de software eerst klein. Train een paar voorlopers die anderen kunnen helpen. En hou het oude systeem nog even als backup.
Import je bestaande gegevens waar mogelijk. Meeste systemen accepteren Excel-bestanden. Medewerkerslijsten kopieer je over. En historische data helpt bij betere planning.
Communiceer duidelijk naar je team. Leg uit waarom je overstapten. Toon de voordelen voor hen persoonlijk. En train iedereen in de nieuwe manier van werken.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn Excel-roosters importeren?
Ja, de meeste alternatieven accepteren Excel-import. Medewerkersgegevens en historische roosters komen meestal probleemloos over.
Hoeveel tijd bespaar ik per week?
Gemiddeld 3-4 uur per week voor een team van 20 mensen. Grotere teams besparen nog meer tijd door automatisering.
Werkt het ook offline?
Moderne apps downloaden roosters naar je telefoon. Bekijken lukt altijd, wijzigen heeft meestal internet nodig.
Hoe beveilig is mijn data?
Professionele aanbieders gebruiken bankniveau beveiliging. Data staat veiliger dan op je eigen computer of USB-stick.
Stop met tijdrovende Excel-roosters en kies een oplossing die bij jouw organisatie past. Werktijden.nl biedt voor Nederlandse bedrijven de beste combinatie van functionaliteit en gebruiksgemak. Test eerst een gratis proefperiode voordat je definitief overstapten.
