Het managen van je mappen vroeger vs nu
Fysieke multomappen blijven onmisbaar
Mappen worden tegenwoordig vooral online op de computer gebruikt, maar de moderne manager kan evenmin zonder fysieke multomappen. Een multomap bedrukken en een collectie fraaie multomappen in de kast zetten is van groot belang voor onmisbare documenten zoals financieel papierwerk, contracten en officiële papieren. Een computer kan immers altijd crashen of bestanden kunnen gehackt dan wel verwijderd worden. Een multomap bedrukken met bedrijfslogo en een herkenbare tekst is belangrijk om jouw fysieke multomap herkenbaar te houden en goed te kunnen opbergen. Het belang van een multomap bedrukken geldt ook digitaal: mappen op jouw computer moeten herkenbaar zijn en bestanden moeten gemakkelijk teruggevonden kunnen worden. Hoe pak je dat op een slimme en systematische wijze aan? Hieronder vind je enkele goede tips om het management van online mappen tactisch en gestructureerd aan te pakken.
1. Tien is het maximumaantal mappen dat je gebruikt
Gebruik als steltegel een maximum van tien mappen per segment. Als je op de computer dus, via een boomstructuur, mappen aanmaakt, creëer je niet meer dan tien hoofdmappen. Elk van die mappen bevat vervolgens niet meer dan tien submappen, et cetera. Door dit systeem te hanteren, houdt je de mappenstructuur overzichtelijk en kun je relatief snel spullen weer terugvinden.
2. Geef herkenbare bestandsnamen aan jouw files
Naast een heldere en logische mappenstructuur is het aan te raden om jouw bestanden met kernwoorden goede bestandsnamen mee te geven. Via de zoekfunctie die in Windows-mappen zit, kun je bestanden dan op getal of datum of trefwoord sorteren en razendsnel weer terugvinden. Een goed idee om digitaal te archiveren, bijvoorbeeld om notulen op te slaan, is kiezen voor een bestandsnaam die begint met jaartal-maand-dag, telkens gescheiden door een punt: 2019.03.05.Notulen.doxc. Je kiest bij getallen onder de 10 altijd voor 01, 02, 03 in de nummering, zodat de volgorde – als er gesorteerd word op nummers – goed blijft en je jouw documenten rap weer kunt terugvinden.
3. Kopieer een goed werkende standaardstructuur
Heb je gemerkt dat voor een bepaald thema of een bepaalde klant een bestaande mappenstructuur goed werkt? Gebruik deze structuur dan ook voor andere onderwerpen en/of klanten. Je hoeft het wiel immer niet telkens opnieuw uit te vinden? Als jouw methodiek goed werkt, werkt het god en herhaal je de succesvolle aanpak daarna gewoon weer. Als de ordening en structuur maar helder is en je bestanden vlug terugvindt, daar draait het ten slotte om!
